Expert Tax: Cómo comenzar tu cuenta y usar la plataforma

• Comenzar: Aquí vas a poner un correo electrónico.
• Confirmar: Te llegará un código para validar tu correo electrónico.
• Tipo de Compañía: Va a seleccionar Único Usuario, si trabajas por cuenta propia, o Varios Usarios, si vas a tener a varios empleados trabajando bajo la compañía.
• Información Básica: Vas a colocar información pertinente a ti y a tu compañía.
• Otra Información: Vas a responder dos preguntas relacionadas a Expert Tax. Estas son: ¿Cómo conoció de Expert Tax? y ¿Cuál producto utilizaba anteriormente?
• Contraseña: Por último, configuras una contraseña.
• Finalizar: Una vez esté listo este paso, se da por finalizado el proceso de registro y puedes pasar a trabajar en tu cuenta.

• Individuo: Este inluye todas las planillas del Departamento de Hacienda y el IRS.
• Corporación: Tenemos un modelo de Corporación con un Add-On para las planillas de Incentivos.
• Nómina y Retención: Los formularios, las W-2 y las 480 se encuentran aquí.
• Preparador Independiente: Módulo diseñado para preparadores independientes. Incluye acceso a planillas de Individuos y Corporación a un costo accesible.
• Convertir: Si tienes un cliente que trabajaste para el 2022, lo puedes convertir para el 2023 en esta categoría. Podrás seleccionar a los clientes que vayas a convertir y presionar el botón Continuar. El programa va a pasar toda la información básica para el 2023.
• Importar: Esta categoría se encarga de subir todos los clientes que vayas a traer y trabajar en el año contributivo correspondiente. Aquí estarás creando el perfil del cliente. Cuando creas al cliente, puedes pasar a preparar la planilla que desees. En este paso, se te presentará la opción de Planillas Privadas, en dónde podrás seleccionar quién puede ver el perfil. Tienes 3 opciones para importar información de tus clientes:
  • Expert Tax: Los documentos que vienen de los clientes que ya has trabajado con Expert Tax.
  • Excel: Formato para subir la información de los clientes usando una plantilla de Excel.
  • PDF: Otro formato para subir la información de clientes.

Las planillas se van a organizar de la siguiente manera:

• • • Código: Este siempre va a ser la planilla que estés trabajando. Ejemplo: 1040-US
    • Nombre: Aquí tienes la oportunidad para experimentar qué opción le beneficia mejor al cliente, por lo que puedes crear y tener múltiples planillas por cliente. Te sugerimos organizarlas por nombres asociados a la preparación de la planilla. Ejemplo: Una pareja casada rindiendo juntos vs una pareja casada rindiendo por separado.
    • Creado en: Esta es la fecha en la que creas el documento.
    • Último Acceso en: Esta es la fecha de la última vez que entraste a ver o modificar el documento.
    • Radicado: Aquí se aplicará la fecha del día en que se radique la planilla.
    • Terminada: Cuando tengas todo el proceso completado y hayas enviado la planilla al cliente y este aprobó todo, vas a compartir la planilla por E-Files.
• E-Files: Te recomendamos que cuando vayas a preparar una planilla para un cliente y vayas a someterlo por radicación electrónica, comiences por llenar la Información Básica, ya que Hacienda tiene por determinado qué información va para cada tipo de contribuyente. Ya con esto, puedes pasar a incluir la W-2 u otras informativas, y luego los formularios que le apliquen al cliente.

Compañía:

• Perfil: Aquí estará la información de la persona que creó la compañía. Vas a tener a un preparador y varios especialistas. Para radicar planillas como especialista, necesitas licencia y pin.
• Invitaciones: Para agregar a los empleados que van a estar trabajando bajo la misma plataforma, vas a necesitar invitarlos. Vas a seleccionar el botón que dice +Invitar Usuarios y poner la información pertinente al empleado.
• Equipos: se enfoca en la función de Planillas Privadas. El propósito del mismo es que tal vez tienes a un especialista que necesita trabajar con ciertas planillas. Por razones de seguridad y privacidad para toda información sensitiva, no vas a tener los documentos abiertos para todo el equipo.
• Opciones: Es donde organizas o modificas todo lo relacionado a la política de contraseña de la organización.

Facturación y Pagos:

• Cotizaciones: Esto te presenta las cotizaciones que tengas.
• Facturas: Las facturas que tengas pendiente.
• Wallet: Aquí es donde colocas la tarjeta o el método de pago que vas a estar utilizando.
• Pagos: Los pagos que has hecho en el pasado.
• Planes de Pago: Aquí está el plan de pago que tengas para el año corriendo.
• Subscripciones: Donde se encuentran las subscripciones que tenemos disponibles: Due Dates y Billings.

• Los productos que tenemos disponibles actualmente son: Corporación, Individual, Preparador Independiente y Nómina y Retención.
• Si vas a subir una W-2, la primera página te tomaría unos segundos. Subir un documento completo tardará un poco más. Cuando cargas la información del cliente, si la información sube correctamente, te va a salir una marca verde indicando que la misma está correcta y aprobada.
• Cuando vas a seleccionar el tipo de planilla que vas a preparar, las que no aparecen disponibles son porque se les está trabajando unos cambios, que se llevan a cabo de acuerdo a lo que el Departamento de Hacienda dicta.
• Cuando tomas la decisión de borrar o eliminar a un cliente, debes tener en mente que será permanente.
• Igual que con el proceso de ingreso de cuenta, debes seguir todos los pasos de compra. Estos son: Carro de compras, Factura, Acuerdo de licencia, Pago y Recibos.
• En la sección de Pago, tendras la opción de seleccionar Pago Completo o Plan de Pago. El plan de pago se divide a plazos sin intereses y dependerá del mes que lo compres ya que el último plazo es en Julio. El primer pago se efectuará el mes corriente. El mismo incluirá el primer plazo más el IVU. Luego se debitará el resto de los plazos mensualmente hasta el mes de julio.
• Podrás cambiar el lenguaje de la página en el globo que aparece en la parte superiror derecha de la cuenta. Esto está disponible en todo momento.
• Si vas a desconectarte de tu cuenta para que otra persona se conecte, es importante que cierres el "browser" que estés utilizando, ya que el programa guarda tu información.
• Cuando vayas a Manejar Usuarios, si ellos no tienen la licencia en azul, no tienen la licencia activa, por lo que no podrá trabajar. La activación de la licencia se hace presionando el botón de Licencia Activa.
• El enlace, account.experttax.com, es para todo el proceso de configurar tu compañía y tus empleados y el enlace, portal.experttax.com, es para utilizar el programa.