Conoce los consejos de contabilidad por parte de expertos

• Albert Tamarez: “Las cosas no llegan de la noche a la mañana. Deben tener compromiso, paciencia y persistencia. Debes estar dispuesto a dar ese esfuerzo extra para adquirir ese conocimiento”.
• Raquel Ortiz: “Deben tener experiencia. Trabaja en una firma y luego, de forma responsable, puedes poner tu propia firma”.
• Eugenio Lomba: “Experiencia debe ser lo primero. Si no la tienes, debes adquirirla, no hay shortcut. Una persona con experiencia pudiera comprar una práctica ya corriendo o juntarse con varias personas y ayudarse a sacar trabajo”.
• Miguel Fonseca: “La persona debe tener algo de capital para sostenerse. Paciencia porque toma tiempo crear una carpeta de clientes".
• María de los Ángeles: “Al principio es duro en lo que adquieres clientes. Necesitas recursos, buen crédito, paciencia y experiencia”.
• Alejandro Méndez: “La experiencia y también, si se va a asociar a otras personas, que las destrezas que tengan tus socios te complementen. Si yo me dedico a taxes, que mi socio se dedique a auditoría. Si ambos deciden irse por el lado de taxes, que cada uno cubra un área diferente de taxes y que uno de los dueños tenga experiencia en administración de la contabilidad”.
• Rolando Lopez: “Primero encuentra algo que te guste y luego le empiezas a dar formalidad a lo que conllevaría el negocio; si vas a necesitar financiamiento, tu presupuesto, las metas, cuál es tu business plan en el mercado que vas a perseguir”.
• José Figueroa: “Es cuesta arriba. Hay mucho CPA en Puerto Rico, hay mucha firma...cógelo con calma. Tienen que empezar poco a poco. Evaluando, no coger a nadie por cogerlo. Tener un buen método de evaluación de trabajo. Una agenda es extremadamente importante. Hay tantas fechas, hay tanto que radicar, tantos cambios. Compra la mayor cantidad de libros que puedas comprar, y finalmente, buscar ayuda. Hacer esto solo es prácticamente imposible, hay que saber delegar responsabilidades”.
• Lilliam Cedeño: “Primero, debe tener un compromiso. Tiene que ser bien responsable. Debe orientarse en cuáles son las responsabilidades, las consecuencias. Debe organizarse y cumplir, todo lo que tenga que ver con permisos, licencias o documentos necesarios y mantenerse al día en todo lo que es asesoría”.
• José A. Tort: “Número 1: tiene que saber lo que hace. Montar una firma sin saber lo que haces o sin experiencia no es recomendable. Número 2: que sepan que montar una firma no significa que van a trabajar menos, en realidad tienen que estar dispuestos a trabajar mucho más”.

¿Cuál es un tip que compartirías con otros contadores?

• Albert Tamarez: “Que siempre estén pendientes a las innovaciones. Hay que estar pendiente a cuáles son las mejores tendencias para estar preparados para todo evento”.
• Raquel Ortiz: “Compartir. Estamos para apoyarnos los unos con los otros”.
• Eugenio Lomba: “Alianzas, amistades, conocidos- personas que puedas llamar para consultas”.
• María de los Ángeles: “El balance en realidad no existe, en algunos momentos el balance va a ir para un lado y en otros momentos cambia. Lo importante es saber lo que puedes controlar y lo que no puedes controlar”.
• Alejandro Méndez: “Que continúe educándose, hacerse CPA y que adquiera experiencia. Yo seguiré insistiendo en la práctica. Yo no creo que alguien que lleve 30 años de profesión, ya se lo sabe todo. Hay que tener hambre”.
• Rolando Lopez: “En la universidad, la educación se centra en las destrezas técnicas, sin embargo, los soft skills no son tan blandas y realmente hacen la diferencia grande entre un éxito rotundo y una persona promedio. Pensamiento crítico, servicio al cliente, la comunicación, etc... cualquier persona pudiera aprender a preparar planillas, la diferencia entre Juan y Pedro, la establecen ellos”.
• José Figueroa: “Suena raro y yo no lo hago, pero una vez al año, es importante que te tomes un descanso, sea antes del tax season o después del tax season, pero se debe hacer porque te vas a quemar, mentalmente y físicamente. Por otro lado, el hacer ejercicio físico. El cambio desde que comencé a ejercitarme es del cielo a la tierra. Ayuda en lo mental, ayuda en lo físico, ayuda a acostarte a dormir tranquilo porque botaste ese vapor del día. Son cositas que tal vez no tienen que ver directamente con la profesión, pero importan”.
• Lilliam Cedeño: “Si han surgido cosas nuevas, tanto en Hacienda como en el IRS, pues son cosas que yo estaría compartiendo con mis compañeros. Si a mí me llega una información, yo la comparto. Uno siempre tiene a esos compañeros con quienes uno consulta, tu comunidad”.
• José A. Tort: “Deben ser sumamente organizados y no dejar para lo último la preparación de las cosas, que es lo que hace el 95% de los contables en P.R. Aquí nosotros tenemos los deadlines para dos semanas antes de la fecha de entrega”.

¿Qué consejo tienes para alguien interesado en mejorar su servicio como contador?

• Albert Tamarez: “Todos debemos tener algo que nos haga sobresalir en un grupo; no ser uno más del montón”.
• Raquel Ortiz: “Mantenerse al día en las leyes, contributivas y corporativas, el trato con los clientes y ser seguro de uno mismo”.
• Eugenio Lomba: “Menos clientes y que cobre bien por su servicio. Un buen trato con los clientes que tienes te ayudará más a la larga”.
• Miguel Fonseca: “Primero tienes que conocer dónde está tu falla. Vas a necesitar herramientas para mejorar el servicio y recursos que te ayuden a mejorar ese servicio”.
• María de los Ángeles: “Estar al día con lo que está pasando y conocer a tu cliente. Si no sabes lo que el mismo necesita, no puedes ofrecerle tus servicios”.
• Alejandro Méndez: “Se debe ser organizado para no ocasionar que nuestros clientes sean multados o no poder darle acceso a algo que es importante para ellos, algo que ahorre costos en la compañía. Así que estar pendiente al detalle; ser organizado es importante”.
• Rolando Lopez: “Depende de que destrezas ya tienen identificadas, pero en términos generales, si es contador, es importante que logre que le interese la consultoría”.
• José Figueroa: “La tecnología es importante. Nosotros en Puerto Rico todavía estamos muy centrados en lo que es el papel y eso nos atrasa mucho. Gracias a Expert Tax, hemos entrado a lo digital. Estamos organizando poco a poco los documentos con Edi. Ahora, como las planillas son en línea, usamos una herramienta donde el cliente tiene su propio password y puede entrar, ver su planilla, firmarla y de ahí mismo se fue para Hacienda. Todo esto ha bajado el procesamiento de una planilla como un 70% de lo que era antes. Te ahorra mucho tiempo, así que creo que es importante incorporar la tecnología en tu oficina. Que todo sea automatizado. Hay cosas que hago en papel como quiera, pero casi todo está digitalizado ya”.
• Lilliam Cedeño: “Servicios de contabilidad y servicios de contribuciones lo puede hacer cualquiera. Lo que va a hacer la diferencia es lo que tú ofreces a diferencia a tus otros compañeros. El trato, la comunicación, esa milla extra que uno da en ese servicio”.
• José A. Tort: “Lo más que veo es eso, que no cumplen a tiempo. Tienen que estar constantemente entregando lo que prometieron: los reportes financieros, las planillas, etc. Que no dejen todo acumular y para última hora”.

¿Cuál crees que es el secreto para mantener clientes contentos?

• Albert Tamarez: “Prestar el servicio a tiempo, dedicarles el tiempo que necesiten para entender los servicios que ofreces y por qué son necesarios. Que haya una valoración por ambas partes”.
• Raquel Ortiz: “Ayudarlos y estar disponibles para ellos siempre. Buscar las mejores alternativas bajo la ley”.
• Eugenio Lomba: “Ser responsable. Hacer el trabajo bien y sacarlo a tiempo”.
• Miguel Fonseca: “El servicio. No es el precio. El servicio y la calidad de tu trabajo va a atraer a los clientes”.
• María de los Ángeles: “Darles atención y manejar las expectativas. Si no podrás hacer un entregable para la fecha establecida, manejar las expectativas a tiempo, no el día de. Esto va a la mano con cumplirle al cliente”.
• Alejandro Méndez: “La comunicación. A los clientes hay que llamarlos. Hay que atender esos correos electrónicos y sus llamadas. No es necesario verse constantemente. Es importante en toda relación- profesional o personal”.
• Rolando Lopez: “La calidad del servicio y la comunicación continua”.
• José Figueroa: “Los mantienes contentos estando al día en las leyes, porque si tú estás al día, los mantienes a ellos a'lante. También, ser sincero con el cliente para que se mantenga contento”.
• Lilliam Cedeño: “La comunicación, la orientación, el servicio”.
• José A. Tort: “Entregarle todo a tiempo. Obvio, entregarle el trabajo correcto, pero hay muchos que pueden hacer un trabajo correcto, pero hay pocos que lo van a hacer a tiempo. Que el cliente sepa que no vas a estar con un corre y corre a última hora”.

¿Cómo le aseguras a tu cliente que su información está segura?

• Albert Tamarez: “Implementando las prácticas y metodología necesaria para asegurar esa información. Reducir riesgos con las medidas adecuadas: limitar accesos, multifactor authenticator, etc”.
• Raquel Ortiz: “Uno trata. Sé que cuando se trata de aplicaciones, asegurarnos de que cumplan con todas las medidas de seguridad necesarias".
• Eugenio Lomba: “El uso de software con protecciones, internet con protección, manejo de spam o correos raros. Medidas de seguridad en la oficina. Aún así, nada es 100%”.
• Miguel Fonseca: “Tienes que contar con herramientas, como un antivirus, sistemas que aseguren la prevención de intrusos. Estar constantemente revisando, evaluando. Tener un equipo inhouse o externo de IT dedicado a la seguridad de tus datos”.
• María de los Ángeles: “Es necesario tener un equipo de IT inhouse y si no lo tienes, es importante reclutar un equipo externo dedicado al mismo. Actualmente, nosotros contamos con un equipo de IT inhouse dedicado a todo tema de seguridad”.
• Alejandro Méndez: “La confidencialidad es importante. Yo no dejo laptop con información de clientes sola, la bajo conmigo donde sea que necesite bajarme tiene código para poder usarla. Si llevo un tiempo razonable sin usarla, la computadora se cierra”.
• Rolando Lopez: “Hoy día es fácil que se roben la información, los llamados hackers, así que es importante tener el software al día; tener firewalls implementados y las prácticas de encryption”.
• José Figueroa: “Nosotros estamos implementando la función de tener todo encriptado. Nuestra persona encargada de IT se asegura de que los firewalls están al día”.
• Lilliam Cedeño: “Seleccionando los mejores programas, que esos programas aseguren que la información está segura, que no vaya a haber pérdida de información”.
• José A. Tort: “Con todos los resguardos que conocemos todos: passwords, autenticación de los empleados, firewalls, asegurar la honestidad de los empleados, sistemas de backup”.

¿Qué recomiendas que debe buscar todo contador en un software de preparación de planillas?

• Albert Tamarez: “Que tenga las alternativas reales para tu gama de clientes, pero a la vez debes conocer las informativas para asegurarte de tu compatibilidad con el software”.
• Raquel Ortiz: “Que le facilite el proceso de preparación de planillas”.
• Eugenio Lomba: “Que te ayude a sacar el trabajo lo antes posible y lo mejor posible”.
• Miguel Fonseca: “Debe buscar un programa que sea confiable, que contenga los menos errores posibles, estable en su ejecución, que sea rápido, sencillo y fácil de usar”.
• María de los Ángeles: “Te debes enfocar en encontrar un software que sea adecuado para el tamaño de tu firma y tus servicios. Existen muchos programas, pero no todos van a encajar. Debes seleccionar uno lo más alineado a tus servicios posible. Teniendo en mente los recursos que tienes a la mano, busca el programa que cumpla con tus necesidades. Finalmente, que sea escalable, para que puedas crecer junto a él”.
• Alejandro Méndez: “Debe conocer el servicio de esa empresa, que atienda al cliente- el tech support. Ese support que provee la compañía encargada del programa es bien importante. Lo otro es que sea una página friendly, que sea fácil de usar. Un detalle que busco es la validación de los datos. Es una herramienta importante”.
• Rolando Lopez: “Es fundamental que sea user friendly y que deje un rastro de dónde sale toda la información”.
• José Figueroa: “Que sea un programa completo. Que puedas llevar a cabo diferentes funcionalidades en relación a las planillas todo en un mismo lugar”.
• Lilliam Cedeño: “Que le facilite los procesos. Que sea fácil de utilizar, que el acceso a él sea fácil. Que la información esté protegida. Que pueda manejar la información de manera fácil. Que me ofrezca más alternativas, no solamente la planilla. En resumen, que me facilite el trabajo que yo tengo que hacer”.
• José A. Tort: “Que sea reliable. Que sea rápido. Que no tenga todas las celdas abiertas por posibles errores, que tenga mucho cross check”.