Due Dates, es una herramienta que le permite asignar tareas a usuarios y establecer fechas de vencimiento.
Configuración
Tareas
1. Presione Configuraciones.
2. Bajo la pestaña de tareas, presione Añadir tarea.
3. Incluya la información de la tarea y presione Guardar.
Etiquetas
Bajo esa pestaña puede crear etiquetas que luego podrá colocar en la tarea.
Para añadir una etiqueta:
1. Escriba el nombre de la etiqueta en el encasillado en blanco y presione Añadir Etiqueta.
Estatuses
En esta pestaña, puede crear estatuses para las tareas.
1. Escriba el estatus que desee añadir en el encasillado y presione Añadir estatus.
Nota: Estatus To Do, In Progess y Done, estan pre-creados y no pueden ser eliminanos.
Actualización Masiva
Con esta herramienta puede actualizar multiples tareas a la vez.
Por ejemplo, si desea que todas las tareas relacionadas a un mismo cliente, se asignen a la misma persona, lo puede hacer siguiendo los siguientes pasos.
1. En configuraciones, ir a la pestaña de Actualización masiva.
2. Escoja el Cliente que desea asignar.
3. Presione Siguiente.
4. En Asignado A escoja el usuario a quien desea asignar las tareas.
5. Presione Actualización Masiva.
Crear Tareas
Para crear una tarea deberá seguir los siguientes pasos.
1. Bajo la pestaña de Tareas, presione Crear Tarea.
2. Entre la información de la tarea a asignar y presione Guardar.
Para crear la tarea, los siguientes campos son requeridos:
- Nombre de la Tarea
- Cliente (debe existir en el programa, de lo contrario deberá crear cliente nuevo)
- Fecha de Vencimiento (si la tarea no esta previamente creada en configuración, deberá entrar fecha)
Puede editar los Detalles del Progreso, como:
- Estatus
- Default: To Do
- Fecha de Vencimiento
- Tarea la fecha establecida al crear el tipo de tarea en configuración, de lo contrario deberá entrarla manual.
- Puede Añadir Extensión y se añadirán 6 meses adicionales a la fecha de vencimiento original.
- Año Contributivo
- Default: Año fiscal corriente
- Asignado A
- Se asigna automáticamente al usuario que lo este creando.
- Etiqueta
- Deben estar creados previamente en configuración.
- Colaboradores
- Deben ser usuarios registrados en el programa.
3. Una vez creada la tarea, podrá verla en el menú principal donde se mostrará el cliente, tipo de tarea, a quien esta asignada, fecha de vencimiento, estatus y etiqueta.
Las fechas de vencimiento con un símbolo de calendario al lado, significa que a esa tarea se le extendio la fecha límite.
Al abrir la tarea, puede editarla o añadir comentarios y ver el historial de la esta.
4. Podrá filtrar la búsquedas de tareas ya sea por año contributivo o por las que estén asignadas a usted.
5. Puede exportar a Excel el listado de tareas. Tiene la opción de hacer el exporte según el filtro que escoja.
Por ejemplo, puede exportar todas las tareas en general o solo asignadas a su usuario.
Crear Tareas importando Excel
1. En el menu principal, presionar los tres puntos horizontales y seleccionar Importar Tareas.
2. Descargue la plantilla.
2. Complete la información de las tareas siguiendo las instrucciones en la pestaña de Layout.
3. Busque o inserte el archivo en el programa
4. Escoja la Hoja de trabajo.
5. Presione Importar.
5. Presione Ver Progreso para ver el estatus del importe o puede volver a la lista de tareas.
En el estatus indicará si el importe fue exitoso o si tuvo errores.
Presione Ver errores para corroborar que debe corregir en el Excel.
Notificaciones
Si se le asigna una tarea o se añade como colaborador un usuario, le llegara una notificación al usuario.
Puede configurar sus notificaciones en la pestaña de Configuraciones, donde podrá manejar notificaciones por correo electrónico, idioma, frecuencia, entre otros.
También puede configurar que le lleguen notificaciones de tareas próximas a vencer, presionando Ajustes ya sea desde la pestaña de Notificaciones en Configuraciones o de la de Ajustes.
Si desea mayor información sobre Due Dates y/o adquirir el programa, favor de comunicarse con el Departamento de Ventas a sales@cegsoft.com.
Si necesita asistencia, recuerde que puede solicitarla a través de su Perfil en nuestra nueva Plataforma de Apoyo y nuestro personal se comunicará con usted lo antes posible. También nos puede escribir a nuestro correo electrónico support@experttax.com