Guía para migrar de Versión Desktop a Expert Tax Cloud
La Versión Básica de Expert Tax Cloud es libre de costo e incluye el 100% de las funcionalidades de la Versión Desktop.
Información que debes conocer antes de comenzar:
- En la versión Expert Tax Cloud, cada usuario debe tener un email único.
- Si la compañía tiene X licencias y desean ir a la versión nube, cada licencia debe estar asignada a un correo electrónico.
- El administrador de la cuenta es quien tiene los privilegios para el manejo de licencias.
- Al momento no tenemos una sincronización automática entre el desktop y la nube. Por lo que toda información que se haga desde la nube, no se reflejará automáticamente en el aplicativo del desktop.
- No obstante, usted podrá descargar los archivos de la nube al desktop en cualquier momento (e importarlos nuevamente).
- Un usuario no puede estar registrado en dos computadoras simultáneamente, el sistema cerrará sesión automáticamente en una de ellas.
- Para el funcionamiento de la versión Expert Tax Cloud, solo necesita conexión a internet.
- Favor de utilizar navegadores: Google Chrome, Microsoft Edge y/o Firefox.
Licenciamiento
El administrador debe ir a su cuenta
Invitar usuarios y asignar las licencias
- Seleccione Compañía.
- Luego, seleccione Invitaciones.
- Oprima el botón Invitar Usuarios.
Escriba los correos electrónicos de los usuarios y presione Enviar Invitaciones.
Una vez los usuarios hayan aceptado la invitación, debe ir a cada usuario y activarle su licencia.
1. Seleccione Usuarios.
2. Elija Manejar Usuarios.
3. Luego, en Licencias escoja Editar.
4. Finalmente, active la licencia a utilizar oprimiendo en el espacio en blanco al lado de Inactivo.
Para activar la licencia solo debes presionar al lado de la palabra Inactivo.
Como compañía pueden determinar si utilizar completamente la nube o tener la licencia compartida para ambas modalidades.
En Modo de Registro seleccionan la opción.
- Registro en la Nube e Instalador - El usuario tendrá la capacidad de utilizar ambas modalidades simultáneamente.
- Registro de Instalador Solamente - El usuario solo podrá utilizar la licencia en la versión Desktop. - Cuando el usuario intente entrar a la versión Expert Tax Cloud indicará que está en modo demostración y no podrá utilizar dicha modalidad.
- Registro en la Nube - La licencia estará disponible solamente para Expert Tax Cloud y no permitirá activar la licencia en la versión Desktop.
Importar la data a la versión nube
- Entrar a la versión nube: https://portal.experttax.com/
- Seleccionar Importar (en esta y en la siguiente pantalla)
La opción de convertir se utilizará para los archivos que ya fueron importados de años anteriores (2018 en adelante) y que su información sea convertida al nuevo año contributivo.
La opción de importar será la que se utilizará para migrar de versión Desktop a versión Expert Tax Cloud.
Seleccionas el modulo a utilizar.
Seleccionas el año a importar (para efectos de esta guía, estaremos utilizando 2019).
La opción de .X17, tiene la función de migrar el archivo de Expert Tax 2017 a Expert Tax Cloud y lo convierte automáticamente al año contributivo 2018.
Coloque los archivos que le gustaría importar.
Nota: Al presionar el recuadro, el programa buscará los archivos en un folder predeterminado. Si usted ha cambiado el lugar donde se guardan los archivos, favor de localizar el folder.
Seleccionas los archivos a importar y presionar Continuar. Solo puedes importar archivos de 10 en 10.
Revisas la información del cliente y presionas Continuar.
Seleccionas Ver Todos los Clientes y podrá continuar su archivo como de costumbre en la versión nube.
Algunas notas importantes:
- Si ya usted importó un archivo con el mismo seguro social, el programa le preguntará si desea añadirlo como cliente nuevo o desea reemplazarlo.
- Dos usuarios no pueden abrir el archivo a la misma vez.
- La interfase y la usabilidad es exactamente la misma que el aplicativo desktop (solo que en la versión nube no requiere que hagas actualizaciones, ya que las mismas son automáticas).
- Si nota alguna irregularidad en alguna función que esté realizando, favor de cerrar sesión y volver a entrar (en el 90% o más de las ocasiones esto resuelve las situaciones).
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